Haz que tus datos cuenten historias al realizar una presentación

A finales de febrero tuve la oportunidad de platicar con algunos alumnos del TEC de las carreras de Finanzas y Contaduría. Me invitó uno de los alumnos, él me había escuchado hace un año en una clase que fui como invitada. ¡No podía estar más feliz!

Lo que me pidieron los estudiantes cuando me invitaron fue: Ayúdanos a presentar datos financieros de una manera clara y divertida.

Siempre que presento algo a mi jefe se aburre, se desespera y no logro que entienda lo que yo estoy viendo en los números, me comentaron.

Pensando en Astrolab y en el esfuerzo por cambiar la forma en que trabajamos e interactuamos, dije: “Les puedo compartir cómo presentar datos usando historias, y de pasada les doy algunos consejos para hacer de sus diapositivas (slides) un apoyo para contar sus historias.”

Para preparar la plática utilicé algunos ejemplos de un libro que se llama Storytelling With Data de Cole Nussbaumer Knafic. Te comparto tres de los consejos que les di a los alumnos:

1) Piensa en tu audiencia:

Pregúntate en qué nivel jerárquico están, que información y que temas les puede interesar. Entre más alto sea el nivel, la información deberá de ser más estratégica y concisa.

Además, piensa cuanto tiempo tienes para presentar; por ejemplo, si la reunión es de 20 minutos, probablemente tu presentación no deba tener más de ocho diapositivas. Si la información es relevante te va a tomar alrededor de dos minutos explicar cada gráfica o tabla.

2) Crea tu historia:

Ten claro: ¿cuál es el objetivo de la reunión?, ¿qué quieres lograr en quien te escucha? y ¿qué quieres que pase, o se haga después de la reunión?

Con esto claro crea un contexto que explique de dónde viene tu información, y por qué se está comportando como lo está haciendo (ej., por qué el 9 es un 9).

Después viene el desarrollo de tu historia, aquí es en donde presentas los datos de una manera lógica y cronológica. Acuérdate que tú entiendes todo lo que hay detrás, pero los demás no, así que ve explicándolo en cada gráfica o tabla que presentes.

Finalmente haz un llamado a la acción. No dejes que tus datos se queden sólo en información, pide que se haga algo para seguir mejorando o para evitar algún problema.

Si no entiendes por qué o para qué estás compartiendo un dato en particular NO LO COMPARTAS. El tiempo es valioso, si tienes más información que compartir, manda un mail con el resto.

3) Prepara tus diapositivas:

¡La primera regla es que las diapositivas son sólo un apoyo, la presentación eres tú!

Con esto en mente, haz tus diapositivas lo más simples posibles: sólo una idea principal por slide, títulos que describan la información y no uses colores como decoración, sino para llamar la atención.

(Haz la prueba, cierra los ojos, vuélvelos a abrir y ve a dónde va tu atención, asegúrate que sea hacia la información más importante en la diapositiva.)

Muchas veces por miedo a que se nos olvide decir algo queremos llenar de información, pero no tiene que ser así. Utiliza las notas del presentador y cuando proyectes tus diapositivas utiliza la vista de moderador para poder ver tus notas.

Cuando acabes de preparar tu presentación esto te puede ayudar a revisar tus diapositivas: