Cómo prepararte para un panel

Si desarrollas un expertise, otros agradecerán escucharte. Participar en un pánel es una buena manera de compartir algo de lo que has aprendido.

En este artículo quiero compartir algunas ideas sobre cómo prepararte mejor para ese momento. De alguna manera, este post es muy similar a este otro, donde comparto sugerencias sobre cómo prepararte para una plática tipo TED: los dos buscan ayudarte a que destaques en situaciones reales de comunicación.

El poder de las situaciones reales

¿Cuándo fue la última vez que intentaste aprender un idioma? Para mí, eso sucedió en el 2011, cuando inicié clases de italiano. Mi plan, previo a abrir Astrolab, consistía en hacer un doctorado en historia constitucional (ya sé, ya sé: wth Andrés) en la Universidad de Pisa. (Fun fact: Asistir a una conferencia de Salvador Alva y luego ir a cenar con un amigo me convencieron de no seguir el camino del doctorado, y eso detonó la fundación de Astrolab)

Recuerdo que en mi primera semana de clases, la maestra Antonia C. nos pidió imaginarnos un escenario real:

Estás en un restaurante. ¿Cómo pides algo de comer?

El cerebro, al parecer, aprende mejor cuando se enfrenta a situaciones reales. El camino hacia ser más influyente es muy similar. Aprender herramientas de storytelling y de persuasión sin tener un escenario específico en la cabeza puede ser infértil y abstracto.

Por esto, el libro Think Faster, Talk Smarter (2023) de Matt Abrahams me pareció tan relevante.

Abrahams, profesor de comunicación estratégica en la escuela de negocios para graduados de Stanford desde el 2011, dedica toda la segunda parte de su libro -que por cierto, varios directivos de CEMEX recomiendan a sus equipos- a dar pistas sobre cómo desenvolverte en situaciones reales:

• Small talk
• Brindis (toasts, tributes, introductions)
• Pitches
• Sesiones de Q&A
• Feedback
• pedir disculpas

El pánel es otra situación real, menos común, pero también importante en el contexto profesional.

El pánel en tu carrera

Para los que tienen un rol más público, participar en un pánel puede ser un momento importante para construir reputación y exponer tus ideas.

Típicamente existen páneles en eventos como:

• La reunión anual comercial o de líderes en una organización grande
• Convenciones de TI, RH o finanzas
• Congresos especializados de tu industria (medicina, cadena de suministro, marketing)

En un pánel, dos o tres personas con experiencias similares son entrevistados por un moderador, y luego contestan entre todos preguntas del público. A diferencia de una keynote / conferencia magistral, un pánel suele ser algo más relajado, y es una excelente manera de trabajar en tu capacidad de hablar en público sin tener que dar una conferencia o charla completa.

Recientemente he tenido la oportunidad de participar como panelista en dos congresos:

• Adelante, organizador por la Latino Student Organization de la escuela de negocios de Harvard
• Whalac, organizado por varias asociaciones latinas de Wharton, la escuela de negocios de la Universidad de Pennsylvania

El resto del artículo me gustaría dedicarlo a compartir aprendizajes y sugerencias que te ayuden a prepararte mejor para participar en un panel.

Cómo prepararte para un pánel

Hace unas semanas escribí la primera parte de una serie de tres artículos, titulada Cómo influir en otros. En esa primera entrega hablé sobre cómo diseñar una estrategia de influencia. Esas sugerencias aplican muy bien al prepararte para un pánel. Van otras recomendaciones más específicas.

1. Haz tu investigación

Una vez que aceptas la invitación a participar en el pánel, dedica tiempo a conocer más sobre el evento (busca, por ejemplo, reseñas o publicaciones de años pasados), sobre la audiencia y sobre los otros invitados al pánel.

Y quizá un poco más: ¿cuál es el dress code? ¿qué otros eventos ha organizado el equipo? ¿dónde sería (físicamente) el pánel?

Whalac iba a ser un evento presencial, y tendría lugar en el Harrison Auditorium del Penn Museum.

Harrison Auditorium donde tuvo lugar Whalac

Lo que seguía era conocer al moderador y a los panelistas. Unas semanas antes del evento, recibí un correo de parte del organizador copiando al moderador y a los otros dos panelistas. Ese correo detonó una reunión online donde pudimos conocernos los cuatro.

Ahí descubrí que los otros dos panelistas estaban en fintech. Cada quién puso sobre la mesa los dos o tres temas que nos gustaría tocar en relación al tema central. Eso ayudó a que las participaciones fueran complementarias en vez de repetitivas.

El evento de Adelante fue online. Previamente dediqué tiempo a comprobar mi internet, mi micrófono, la cámara externa, y me coordiné con mi esposa para que los niños estuvieran en relativa tranquilidad (fue en sábado).

En el backstage del congreso virtual de Adelante, justo antes de subir al escenario en vivo

2. Pide las preguntas por adelantado

Lo ideal es conseguir las preguntas previamente. Lo más típico es preguntarle al moderador sobre esto: generalmente la respuesta es sí, con gusto. Ellos también se preparan haciendo su investigación sobre ti.

Si no las tienes o no pudiste hablar con los otros participantes del pánel antes del evento, tienes dos fuentes de información: el título del pánel / título de la conferencia, y tu expertise particular. ¿Qué temas existen en medio? ¿por qué te invitaron? Por ahí irán las preguntas (esperemos).

El correo que nos envió el moderador del pánel en Whalac

3. Prepara tu introducción

Tanto en Adelante como en Whalac, los moderadores nos pidieron presentarnos personalmente. En ambos espacios hablé de mi transición del derecho a Astrolab, de mi decisión de estudiar una maestría en Penn y de mi interés por traer Astrolab a los Estados Unidos.

Personalmente tengo el hábito de escribir lo que voy a decir. Eso me sirve para calmar mi ansiedad y sentirme más preparado. En mis notas aún tengo las presentaciones que usé en cada pánel, y veo que en promedio tienen 126.5 palabras (menos de un minuto hablando):

Mi introducción personal, comparada

Este post que escribí hace poco te puede dar otras pistas de cómo hablar de ti de una manera que cautive la atención.

4. Estructura tus respuestas en forma de PERAs

Independientemente de que tengas las preguntas o no, prepara algunas ideas que quieras compartir. En debates políticos, existe la práctica de que el candidato contestará lo que quiera, pocas veces contestando la pregunta del moderador. Intenta evitar esto y enfócate en dar una respuesta clara.

Tienes que ser breve y al mismo tiempo estructurado. Mi sugerencia es seguir esta estructura, que seguro no te sorprenderá: Punto, Ejemplo, Razones, Aprendizaje, o PERA, una de las herramienta favoritas de storytelling en Astrolab.

Una vez que el moderador de Whalac nos envió las preguntas, yo me preparé con cinco PERAs. Va una de mis participantes, que respondía a la pregunta de ¿Cómo hacer mejor marketing para Latinos en los Estados Unidos?

• (Punto) El marketing tiene que ser auténtico si quiere resonar con latinos
• (Ejemplo) El año pasado, Modelo Especial inició una campaña llamada “La marca de un luchador”. Mientras el equipo de marketing de Modelo Especial trabajaba en el guión de un anuncio sobre una abuela haciendo tortillas desde cero, los abogados de la empresa enviaron una nota: mostremos a la abuela volteando la tortilla con pinzas, en lugar de usar sus dedos. El equipo de marketing se resistió, argumentando que el comercial debería representar tradiciones auténticas. El anuncio salió al aire con el subtítulo de “No intentar”.
• (Razón) No creo que sea coincidencia que Modelo Especial haya sido la cerveza más vendida en retail (no por volumen) este 2023 en los Estados Unidos, según WSJ. El equipo de marketing entendió que las personas somos buenas en hacer juicios automáticos sobre la autenticidad de un mensaje, e hizo el pushback necesario con legal.
• (Aprendizaje) Mientras esperamos que existan más latinos en la mesa de toma de decisiones, los encargados de esta función necesitan tomarse en serio el tema de la autenticidad.

Acá otro par de respuestas estructuradas con PERAs imperfectos, contestando a la pregunta de cómo ayudarle a latinos a crecer en el mundo corporativo:

5. Haz que tu ejecución energice (si se necesita)

Mi penúltima sugerencia consiste en monitorear la energía de tu audiencia, y actuar en consecuencia.

Piensa en esto: ¿A qué horas es tu panel? ¿qué día? ¿cuántas sesiones habrá antes?

Estas preguntas te ayudarán a decidir cuánta energía y humor tienes que usar para mantener la atención de tuaudiencia.

Justo antes del pánel de Whalac donde participé, una persona de la audiencia dijo: “me estoy durmiendo, necesito un café” (en su defensa, eran las 2:30 PM). Eso me sirvió para determinar el nivel adecuado de humor (presente), volumen (medio-alto) y energía (alta y positiva).

Yo pasándomelo bomba

6. No inventes

Llegará el momento donde se abra el espacio para que los asistentes hagan preguntas. Estas preguntas pueden ser dirigidas a todo el pánel o a sólo uno de los panelistas.

Independientemente de que te pregunten a ti o no, di la verdad. Si no sabes la respuesta, sonríe y di que no tienes esa información. Te puede ganar el impulso, pero es mejor quedarte callado y decir que le puedes contestar después, por correo

¿Cuáles otras sugerencias se me están escapando?

¡Me encantaría escucharte!