Tres presentaciones diferentes en torno a una nueva estrategia

John Kotter explica que el 70% de los esfuerzos de cambio organizacional fracasan. Una de las principales razones de esto, explica Kotter, es la mala comunicación: cuando el proyecto no se comunica efectivamente, los líderes continúan actuando de la misma manera que antes (que muchas veces incluye actuar en contra del proyecto), y el resto de la organización se confunde -y se desanima- por los mensajes contradictorios.

Por un lado se enteran de que ‘la dirección quiere iniciar un cambio’. Por otro lado ven a los directores actuar como siempre. Es más, hasta se sabe que X y Y directores ‘no creen en el proyecto’, y que uno de ellos saboteó el proyecto anterior en la junta ejecutiva anual.

Entonces, ¿cómo subes a tus líderes al proyecto? De entrada, asegúrate de que entiendan bien de qué se trata el proyecto y porqué se requiere de su apoyo. ¿Cómo se logra esto? De entrada, con una buena presentación inicial. Dice Nancy Duarte: ‘Presentations are one of the most powerful communication mediums because the spoken word allows us to make very deep and human connections with others.’
En A Sense of Urgency, Kotter cuenta que asistió a la junta anual de ejecutivos de una empresa grande. Dentro del plan de la junta había dos conferencias: una por la tarde del primer día y otra la mañana del segundo. Había una audiencia de 150 personas, incluyendo subordinados y jefes de los expositores.

Manager number one walked to the podium with his notes. He asked for the lights to go down and be began his speech. A new, information-rich PowerPoint slide appeared every thirty to sixty seconds. Many slides were filled with numbers and charts. He looked at his notes about one-third of the time, the slides another third, and what he could see of the audience (the lights were down) the final third. I helped that he clearly knew the material he was offering very well. It also helped that he could turn and look at a slide if he began to forget his lines (…). When he was done, the lights went up and he answered questions for thirty minutes.

Manager number two was noticeably more nervous in his presentation next morning. He put his notes down and stood beside the podium (…). Then, he asked that all the lights be turned up. When they were, he made another very small joke and received another very mild chuckle from the audience. He then proceeded to talk for an hour with very few PowerPoint slides. He was less articulate than the other manager. He paused at times as if searching for the right words. He made a case for change much like the first’s speaker.

To back up his assertions, he used only a few statistics, no more than 10 percent as many numbers in the first’s manager’s speech, but data was all the attention grabbing. For nearly half his speech, he told stories: about his father’s company that had gone into bankruptcy, leaving his family in difficult circumstances; about a friend of his who worked at a competing firm and who recently, after a few too many drinks at the clubhouse, disclosed information about the competing’s firm’s very aggressive new strategies; about the speaker’s great pride in working for his company when he was a young man, during a time when the firm was number one in all its markets; about when a customer had recently told him that left him surprised and upset; about the fact that he and his wife had talked about early retirement but declined because he wanted to retire a winner, which, he said, he damned well planned on doing. He ended and received the longest applause heard at the entire meeting

Hace unos meses, el director de construcción de una de las empresas más grandes de Monterrey me contó algo parecido:

Cada mes tenemos una junta mensual con el liderazgo de la empresa. Las juntas son largas y, la verdad, aburridísimas. El problema es que tienes que estar ahí. Expositor tras expositor ponen gráficas, números y datos sobre cómo va el negocio y cómo van los competidores. Nunca ves algo diferente. Entras a las 8am y sales a las 2pm con dolor de cabeza.

Pero esta semana ocurrió algo. A principios de semana platiqué de esto con Marco, el director de una de las unidades de negocio. Le dije que debíamos hacer algo. Él se lo tomó personal, y canceló algunas de sus juntas semanales para trabajar en algo diferente.

El día de la junta mensual llegó. A media junta le tocó el turno a Marco. Mientras pasaba al frente me hizo una seña con los ojos de ya verás.

Entonces, dio una presentación diferente. En vez de poner números y estadísticas, puso una animación de dos minutos donde explicaba de una forma muy sencilla los tres puntos que quería comunicar. Además, contó una pequeña anécdota de dos de esos puntos que dejaban ver las razones detrás de esas decisiones / iniciativas.

Al final, vi lo que jamás había visto: la audiencia se levantó y le aplaudió.