Cómo planear y dirigir una sesión de alineación

Se acerca la temporada de planeación. En tu agenda y en tu bandeja de correos, pueden aparecer reuniones de estrategia y toma de decisiones. Quizá este año te tocó preparar una sesión como éstas. 

Si estás en esta situación y deseas aprender una estructura para planear y dirigir una sesión de alineación, aquí te voy a compartir todo lo que necesitas saber para tener éxito.

Hace un par de semanas, recibí la llamada de Paula. Ella trabaja en un equipo de TI para una empresa global en el sector automotriz: 

– Hola Oscar, te hablo porque necesito tu apoyo. En los próximos días, tendremos una sesión estratégica del equipo. Estará acá todo el equipo global. Quiero que me ayudes a planear la agenda de una sesión en donde hablaremos de Customer Centricity. Necesito que, en un par de horas, aceleremos la toma de decisiones y logremos acuerdos.

¿Por qué no funcionan estas sesiones de alineación? 

Uno de los problemas más frecuentes de este tipo de sesiones, es que las discusiones son eternas, en parte porque es difícil combinar el pensamiento estratégico con la ejecución o los comportamientos de las audiencias definidas. 

Vemos con frecuencia que, si bien los equipos salen ‘satisfechos’ después de estas sesiones en donde se generan debates acalorados sobre temas polémicos, el problema es que esa fatiga no sirve de nada si no hay planes de acción.

Para conseguir tu objetivo, no necesariamente deberías crear tareas específicas del día a día, pero sí necesitas enfocarte en salir de ahí con un plan de acción general que describa cómo se utilizarán los recursos disponibles para avanzar en la dirección definida, un cronograma (aunque sea de alto nivel) y quiénes serán responsables de qué tareas.

Esto es lo que necesitas para planear y dirigir una sesión de alineación.

1. Alinear a los líderes en torno al objetivo de la sesión

Establecer el objetivo de la sesión con claridad, asegura que los participantes conozcan exactamente lo que están buscando. Si no está definido, puedes hacer preguntas como las siguientes:

• ¿Por qué estamos teniendo esta sesión? 
• ¿Qué queremos conseguir?
• ¿Quiénes deberían estar involucrados y por qué?
• ¿Qué resultado esperamos obtener?
• ¿Cómo se ve el equipo después de la sesión?

En el caso de Paula, el objetivo era desarrollar una estrategia de Customer Centricity para el próximo año. Específicamente, salir de la sesión con un proyecto piloto, compartido por todas las regiones, que pudiera generar pequeños triunfos con el mínimo esfuerzo.

2.Definir la agenda de la sesión

Una agenda detallada es clave para mantener enfocados a los participantes y conseguir los objetivos planteados. 

Así se veía la agenda que planeamos para el taller con Paula, en donde decidimos aplicar la herramienta de Lightning Decision Jam. 

Una vez que estuvo definida la agenda, dedicamos unos minutos a revisar si hacía sentido con los objetivos de la sesión, si los tiempos eran suficientes o estaban muy sobrados (en esta parte, Gerardo y yo hicimos ajustes previos para dar más tiempo a secciones que considerábamos más importantes). 

Algunos consejos para la agenda que aprendí de Jake Knapp, autor del Design Sprint, para este tipo de sesiones: 

• Agrega un rompehielos
• Incluye instrucciones al inicio para que todos entiendan lo que harán (mencionarlas al menos dos veces antes de empezar)
• Pide que las personas dejen sus dispositivos electrónicos
• Agrega un espacio para break

3. Preparar tu presentación y los materiales didácticos

Dependiendo de tu objetivo, la agenda y el espacio destinado para tener la reunión, piensa en los apoyos que requerirás para moderar el ejercicio.

En este caso, la sesión se realizaría en una sala de conferencias de un hotel en donde había proyector y pantalla. Una presentación ayudaría a llevar el ritmo de la sesión y le daría pie al facilitador a ser muy gráfico en cada uno de los elementos de la agenda.  

En función de los objetivos de la sesión de estrategia, asegúrate de tener una slide para cada elemento de la agenda que planeaste. 

Si necesitas traer datos a la mesa, es fundamental que revises con las áreas involucradas si tus datos están actualizados y funcionan. 

Además, asegúrate de tener algunas historias preparadas para contar y preguntas poderosas para detonar historias a lo largo de la sesión. 

Considera también los materiales que requieren los participantes para todos los ejercicios y actividades que planeaste en la agenda. 

Desde rotafolios, pizarrones físicos y/o virtuales, bloques de post-its, plumones, calcomanías para los votos y cualquier otro tipo de accesorios que puedas necesitar.

En esta ocasión, olvidamos ir previamente a la sala del hotel en donde se llevó a cabo la sesión. No consideramos que todas las paredes estaban forradas de un material con tela, que dificultaba el uso de post-its. Al final optamos por usar las ventanas, lo cual no fue muy cómodo por el sol.

Ya estás lista, ahora dirige la sesión con una sonrisa

Con un objetivo claramente definido, una agenda sólida y todos los materiales que necesitas listos, lo único que necesitas es empezar. 

Una vez que los participantes lleguen a la sesión, saluda a todos, sonríe. Pasamos demasiado tiempo en el mundo virtual y si ahora tenemos oportunidad de estar juntos. Usa esa energía a tu favor. 

Dedica tu rompehielos a que la gente se relaje y abra su mente. Después, recuerda a todos por qué están ahí y para qué es la sesión. Cuanta más claridad tengan sobre los objetivos y el propósito de la reunión, más motivados estarán para contribuir. 

Antes de ponerlos a trabajar, comparte un resumen de la agenda, las reglas de la sesión, házles ver la foto de éxito y anímalos a participar.

Termina la sesión con un resumen de los resultados y puntos clave, así como el plan de acción sobre cómo se implementarán sus iniciativas. ¿Cuáles son los siguientes pasos?, ¿quién es el responsable de llevarlos a cabo? y ¿qué seguimiento habrá después de esta sesión?

Antes de que los participantes se retiren, asegúrate de conseguir:

• Elementos de acción que convierten las iniciativas e ideas estratégicas en tareas implementables, así como una persona responsable designada para cada uno.
• Una propuesta de línea de tiempo que determine cuándo se llevarán a cabo estas acciones
• Métricas de éxito claramente definidas. ¿Cómo sabrás si estas iniciativas funcionan?

¿Qué elemento me faltó? ¿Qué otras herramientas te funcionan para dirigir sesiones de alineación?

A lo largo de estos últimos meses, hemos descubierto que tomarse el tiempo para planear estas sesiones, es una forma muy eficaz para ayudar a los equipos a aumentar las probabilidades de éxito, a reducir errores en sus juicios y a encontrar soluciones más innovadoras. En Astrolab y con nuestros clientes, ahora este tipo de herramientas tiene un papel central en los procesos de toma de decisiones.

Si necesitas acelerar la toma de decisiones en un equipo en poco tiempo, si quieres convertir tu estrategia en acciones y probarlas en tu organización, búscame para ver cómo te podemos ayudar.

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En Astrolab diseñamos intervenciones y experiencias que aceleran la implementación de una estrategia o un cambio a través de la alineación, awareness y adopción de comportamientos.