¿Cómo poner de acuerdo a varias personas con contextos diferentes (perspectivas, personalidades, experiencias, etc)?

Por: Emilio Chavez

Para lograr acuerdos, podemos caer en una trampa común: querer convencer a todas las personas de que nuestras ideas son “mejores” (o más “inserte aquí su variable”). Al mismo tiempo, nuestros compañeros tratarán de hacer lo mismo. Como consecuencia, se generan conversaciones centradas en nuestras posiciones, en lugar de centrarse en resolver alguna situación o tomar una decisión.

En este artículo abordaremos cómo las conversaciones estructuradas te pueden ayudar en cualquier situación donde se tengan que generar acuerdos entre personas con diferentes prioridades, intereses e incluso personalidades.

El equipo comercial con presencia nacional

Hace unos meses tuvimos la oportunidad de ayudar a los líderes de un equipo comercial, con presencia en todo el país. 70 personas provenientes de diferentes ciudades, se reunieron para definir un plan de acción con miras a crecer en el corto plazo. 

Cuando empezamos a trabajar en este proyecto descubrimos algo interesante: cada persona, a su manera, ha sido exitosa. Eso hizo que las primeras conversaciones fueran una serie de intentos por convencer al otro sobre la mejor forma de trabajar. Si a una persona le ha funcionado algo, tiene la evidencia perfecta de que es la mejor solución.

No es malo hacer uso de nuestras experiencias, al final del día, nos ayudan a ser mejores en lo que hacemos. El problema surge cuando no estamos abiertos a nuevas formas e ideas, porque estamos casados con lo que ya sabemos.

El poder de las conversaciones estructuradas

Conversar por conversar es lo mismo que navegar a mar abierto: estarás en movimiento sin rumbo fijo, lo cual generará desesperación y desgaste. Estructurar todo lo que hacemos o decimos es actuar como robots: seguir un solo camino programado, sin considerar a los demás.

La solución que dimos al equipo comercial se centró en crear conversaciones valiosas de forma estructurada. Se combina la flexibilidad de las conversaciones y la disciplina de un proceso estructurado. Para lograr conversaciones estructuradas, ponemos a tu consideración los siguientes elementos:

  1. Definir un objetivo en común: esto es tan obvio y simple, que llegamos a ignorarlo. Definir lo que queremos lograr como equipo, permite guiar las conversaciones cuando estas no abonen al objetivo y permite entender si los acuerdos tomados nos acercarán al mismo.
  2. Partir de las coincidencias: cualquier conversación debe partir de aquello que es común para todos. Reconocer las cosas en las que estamos de acuerdo tiene dos efectos; Por un lado nos acerca a los demás y por el otro, genera un entorno positivo.
  3. Antes de proponer soluciones, debemos definir el problema: es común que las personas propongan soluciones para una determinada situación, mientras que cada miembro del equipo percibe un problema distinto. Estar de acuerdo en la definición del problema equivale a resolver la situación en un 50%.
  4. Disposición por encima del consenso: en un mundo incierto y ambiguo, existen cada vez menos verdades absolutas. Lo que hoy es válido, mañana ya no lo es (para muestra tenemos las redes sociales y las noticias). 

Aplicaciones de las conversaciones estructuradas

A pesar de que los beneficios de conversar de forma estructurada son claros, en ocasiones no los tenemos presentes. Nos aventuramos a crear acuerdos sin un proceso claro o confiando en nuestras habilidades sociales. Esto no es malo, pero definitivamente no es eficiente: podemos perder horas cuando se pueden tomar decisiones en pocos minutos. Algunas situaciones donde las conversaciones estructuradas funcionan, son:

  • Reuniones y/o juntas de trabajo, sobre todo en equipo.
  • Creación de estrategias, tácticas o planes de acción.
  • Propuestas de solución para un problema recurrente.

La idea en acción

La mayoría de las personas confía en sus experiencias, sobre todo en aquello que ha funcionado y en aquello que nos generó una lección. Cada uno de nosotros cuenta con experiencias únicas que definen nuestras opiniones, comportamientos y creencias. 

Cuando se reúne un grupo de personas para tomar una decisión, también se están reuniendo todas esas experiencias acumuladas, lo que genera un ambiente perfecto de complejidad. Aquello que me ha funcionado, no necesariamente te ha funcionado a ti y es común que las conversaciones se centren en buscar “la idea ganadora”.

Lo irónico del tema, es que la solución radica en tener conversaciones. Sin embargo, estas conversaciones se tienen que dar de forma estructurada, es decir, siguiendo una metodología. A nivel general, existen 4 pasos para lograr lo anterior: Definir un objetivo en común (¿qué queremos lograr cómo equipo?), partir de las coincidencias para crear un ambiente de confianza, estar de acuerdo en el problema a resolver y estar abiertos a las ideas de los demás en lugar de querer consensuar todo.

En Astrolab, hemos buscado metodologías específicas que utilizan el poder de las conversaciones estructuradas, por ejemplo LDJ (lightning decision jam), un workshop de noventa minutos para iniciar la solución de un problema de manera colaborativa, Narrativas, un servicio que corremos para acelerar alineación y luego awareness alrededor de un cambio y Agentes de Cambio, nuestro programa de aprendizaje por el que han pasado directivos y gerentes de empresas del sector financiero, consumo y farmacéutico.

Entender el poder de las conversaciones estructuradas marcará la diferencia entre tener una reunión de trabajo y salir más confundido a tener una reunión de trabajo y salir con más claridad y acuerdos, independientemente de la diversidad de opiniones, personalidades e intereses.

En Astrolab diseñamos intervenciones y experiencias que aceleran la implementación de una estrategia o un cambio a través de la alineación, awareness y adopción de comportamientos.

Sobre el autor

Emilio Chavez

COO & Consultor Sr.

Emilio tiene una pasión por entender temas complejos. Es un excelente maestro, le gusta mucho ayudar a otros a desarrollar nuevas competencias y habilidades. 🎯


Fecha:
17 de noviembre de 2022


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