Cómo apoyarte en la tecnología para optimizar tu trabajo: 12 herramientas útiles

En una ocasión, un colaborador tuvo la urgencia de hacer eso que nadie quiere por ser súper tedioso y tardado: ir al SAT.

Como era costumbre, sacó cita desde antes, se asesoró con un contador, acudió personalmente al lugar, hizo la fila…

Pero en cuanto fue su turno de ser atendido, le informaron que su trámite ya podía realizarse en línea.
En lugar de invertir toda su mañana, con los costos que eso conlleva, gracias a la tecnología podría haberlo resuelto de manera sencilla, sin salir de su casa y con tres clicks.

Como trató Andrés en el Artículo Destacado de este mes, y como ilustra este ejemplo, la tecnología vino a cambiar de manera radical la forma en que trabajamos e interactuamos.

Hoy es posible comunicarte con tu equipo o entrar a junta estando a kilómetros de distancia. O conseguir información específica en segundos con un par de clicks y los filtros correctos.

Incluso en el área de atención al cliente los bots se están abriendo camino para solucionar problemas sencillos.

Pero a pesar de la creencia de muchos de que nos quitará los trabajos, la tecnología se emplea con mayor frecuencia como un apoyo al elemento humano para que hagamos todo con mucho más efectividad.

A continuación te presentamos algunas herramientas que vale la pena tomar en cuenta. Las dividiremos en cuatro categorías.

1) Colaboración

Aquí veremos las herramientas que hacen coincidir a los miembros de un equipo en un solo espacio virtual, que facilitan compartir archivos con facilidad y avanzar proyectos.

Asana

Se trata de un programa diseñado para llevar el control de proyectos. Ahí puedes calendarizar actividades y hacerlas visibles para los miembros de tu equipo, los cuales pueden comentar ahí mismo.

Cuenta, entre otras funciones, con un visualizador estilo Kanban para monitorear el avance de las tareas.
Además, puede integrarse con casi 100 aplicaciones de terceros para tener todo en un solo lugar.

Workplace by Facebook

La red social más grande del mundo busca cambiar su reputación de distractor y página prohibida en la oficina.

Para ello creo una interfase casi idéntica, pero diseñada específicamente para cada empresa.

El resultado es una red interna con la misma apariencia y funciones de Facebook, pero donde sólo interactuen los miembros de la organización y se compartan posts relacionados con ello.

Invision

Esta app permite desarrollar prototipos de principio a fin, compartirlos con tu equipo y con los clientes para recibir retroalimentación.

Una característica interesante es que varias personas pueden entrar en pantalla colaborativa para discutir el producto, hacerle apuntes e incluso conectar mediante videollamada.

2) Comunicación

En este apartado hablaremos de herramientas que nos permiten conectar de manera instantánea con gente alejada. También de aquellas aplicaciones capaces de agregar un valor agregado a nuestros mensajes.

BlueJeans

Desde que Skype presentó al mundo la versatilidad de las videollamadas, la calidad de éstas no ha hecho más que ir en aumento.

BlueJeans busca volver la comunicación a distancia algo realmente funcional para las organizaciones. Permite sostener reuniones por videoconferencia con imagen y sonido de alta definición en una plataforma sencilla.

También se conecta con Facebook o Workplace para transmitir en vivo.

Doodle

En esta aplicación puedes planear juntas de forma efectiva.

Doodle crea encuestas que se envían a los miembros de tu equipo -que no necesariamente deben tener la app- para consultar el mejor momento para reunirse, y con base en ello te presenta la mejor fecha para realizar la junta.

Además, tiene una opción llamada Meet Me, donde otros usuarios pueden ver tu horario y, según tu disponibilidad, buscarte en el mejor momento.

Stride

Similar a otras herramientas de colaboración y comunicación más populares, como Slack, Stride tiene la ventaja de que te facilita convertir las decisiones en acciones.

Aquí puedes marcar y resaltar una mención en el chat para convertirla en tarea a realizar, así el resto de tu equipo sabrá los pendientes del día.

También tiene la opción de presentarte lo más importante de una conversación ya iniciada cuando recién te incorporas a la discusión.

3) Feedback

La tecnología también nos permite ahorrar tiempo gracias a herramientas que dan retroalimentación en tiempo real. O bien, que recolectan los datos necesarios para que un humano emita la evaluación de manera más precisa.

15Five

Esta herramienta busca eliminar las tediosas y hoy por hoy poco útiles evaluaciones anuales de desempeño.

En lugar de esto, propone evaluaciones semanales de 15 minutos para los colaboradores, que el supervisor puede revisar en 5.

También provee un espacio seguro donde los miembros de una organización pueden hacer comentarios sobre lo que les preocupa o les agrada de su trabajo, o recibir reconocimiento por sus logros.

Es útil para que el líder pueda darle seguimiento a los objetivos de su equipo mediante preguntas instrospectivas.

Impraise

Al igual que 15Five, sirve para dar retroalimentación inmediata en tiempo real.

Sin embargo, tiene la ventaja de que puede crease una lista de “habilidades clave” de cada miembro del equipo. De esta manera el líder puede darle seguimiento y guiar su desarrollo profesional.

Hppy

Esta aplicación se centra en medir el estado de ánimo de los miembros de una organización. Lo hace mediante preguntas que los colaboradores sólo pueden responder con “feliz”, “regular” o “triste”.

También permite enviar tarjetas de agradecimiento mediante la app, o agendar una junta si se nota una tendencia preocupante.

4) Productividad

En esta sección trataremos herramientas que acortan los tiempos de procesos o nos ayudan a llevar un mejor control de ellos.

Evernote

Es una de las app para tomar notas más utilizadas. Tiene la ventaja de que lo que apuntes o subas a su nube puedes consultarlo posteriormente desde tu escritorio.

Además puedes categorizar tus apuntes por tipo, categoría, lugar donde fueron tomados, etc.

GoToMyPC

Esta herramienta vuelve el “home office” o los viajes de trabajo más sencillos, pues te permite conectare a tu computadora de la oficina desde cualquier lugar.

Harvest

Con Harvest puedes llevar un registro de tu tiempo y gastos para optimizar tu productividad.

Te da la opción de registrar el número de horas que te toma hacer algo, o iniciar un conteo desde que inicias hasta que terminas.

Y esta información está disponible para el líder, de manera que pueda asignar tareas de forma más equitativa, o exigir a quien lo necesite.

También puedes llevar la cuenta del presupuesto, subir fotos de tus recibos para guardarlos y así conocer la salud financiera de cada proyecto.

¿Cuáles de estas herramientas ya conocías? ¿Conoces otras apps que consideres útiles que pudiéramos agregar a la lista? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios.