Pocos soportan una junta que debió ser un email.
La clave para tener un equipo más productivo y cuidar el tiempo, los recursos y la energía de todos es resetear cómo definimos estos rituales.
La fuga más importante de ideas innovadoras
Si tienes ideas ambiciosas, seguro te toca venderlas y presentarlas a otros. Pero, dime si te sientes identificado…
Hace unos días, Sofía me invitó a una reunión que tuvo con su equipo. Sofía es la directora de marketing de una empresa de bienes de consumo. La idea de la reunión era bajar una idea que venía de la estrategia del negocio. Convocó a su equipo para presentarla y obtener alineación y el buy-in de su equipo.
La reunión arrancó muy bien, pero a los pocos minutos se desvió. Alguien planteó un detalle técnico “esto afectará la entrega del producto por la app” y otro se sumó. Esto desencadenó un debate de 20 minutos sobre un tema que no estaba en la agenda, un escenario común en muchas juntas.
Cuando Sofía vio el reloj, faltaban 3 minutos. “Bueno, se nos acabó el tiempo”, dijo, frustrada. “Agendemos otra sesión para cerrar esto a las 2 PM”.
Sofía perdió una hora de su tiempo, pero la empresa sufrió un impacto mucho mayor. La ineficiencia se magnifica al sumar el costo por hora de las ocho personas presentes.
Lo peor es que la reunión terminó sin ninguna decisión. ¿Cuántas juntas más serán necesarias para alcanzar un resultado?
El problema
Por años, nos hemos vendido la idea de que las reuniones son el motor de cualquier organización; el lugar ideal para compartir ideas, tener conversaciones y recibir feedback.
El problema es que, en muchas empresas, una junta que de verdad sirva de algo es rara. Las juntas poco efectivas son el objetivos de miles de memes.
(Tratando de mantenerme despierto durante una junta muy aburrida)
Los participantes de nuestros programas de aprendizaje, mencionan que las juntas en sus equipos pueden ser “un relajo” y casi siempre se perciben como “tiempo tirado a la basura”.
El filtro de entrada: ¿Vale la pena esta reunión?
El error número uno es el piloto automático: convocar una reunión porque es martes a las 10 AM, no porque sea necesaria.
Antes de enviar esa invitación, aplica este filtro de entrada. Si no puedes responder “SÍ” a al menos una de las preguntas 1-4, no convoques la reunión.
| # | Pregunta de Filtro | Diagnóstico |
| 1 | ¿Hay un propósito claro y único para reunirnos? | ☐ Sí / ☐ No |
| 2 | ¿Hay un artefacto/prototipo tangible para revisar? | ☐ Sí / ☐ No |
| 3 | ¿Crearemos un entregable durante la reunión? | ☐ Sí / ☐ No |
| 4 | ¿Se tomarán decisiones que alteren el proyecto? | ☐ Sí / ☐ No |
| 5 | ¿Es esto solo una actualización de estatus? | ☐ Sí / ☐ No |
Regla de Oro: Si respondiste “sí” a la pregunta #5, cancela la reunión. Envía un correo, un mensaje de Slack o un video. Las actualizaciones no requieren sincronización en tiempo real.
*Fuente: Magical Meetings, de Douglas Ferguson y John Fitch
El paso cero
Si la reunión pasa el filtro, debes aplicar el paso cero.
Nunca envíes una invitación que diga “Junta de Marketing”. Eso es una invitación a la ambigüedad.
En el equipo de marketing de Astrolab, teníamos juntas de “actualización semanal” para observar resultados de las campañas. Eran frustrantes para todos.
Hasta que decidimos cambiar el nombre y el objetivo. Como equipo decidimos nombrar cada junta por su objetivo. Por ejemplo, “Decisión: elegir la plataforma de mailing (A vs B)”
No funciona: “Revisión de Campaña”
Sí funciona: “Decisión: Elegir plataforma de mailing (A vs B)”
Al tener un objetivo claro desde el inicio, la gente llega preparada con los datos, la conversación es más breve y puedes garantizar un plan de acción definido al finalizar la reunión.
Si tu reunión es recurrente, puedes agregar el objetivo de la misma en las notas desde tu calendario. De esta manera comunicas a todos los invitados a dónde buscas llegar desde que los convocas.
Navegando juntas con intención
Una vez que tienes el objetivo claro, necesitas dos herramientas clave: saber qué tipo de junta vas a convocar y cómo mantener el orden en el momento.
1. Modelos de juntas: no todas las juntas son lo mismo
Si sabes cuál es tu objetivo, sabrás qué modelo usar. Aquí tienes una referencia rápida:
- Daily Standup (15 min): Solo sincronización. Nadie se sienta.
- Toma de Decisiones (30-45 min): Se presentan opciones, se debate, se vota.
- Retrospectiva (60 min): Análisis post-mortem para mejora continua.
Tú deberías guiar a la gente de un punto A (el problema) a un punto B (la solución).
2. Recuperar el control cuando hay distracciones
Si la junta se desvía y buscas colaboración, necesitas frases que no te hagan sonar demasiado autoritario.
Líderes como Sofía pueden mantener el avance utilizando intervenciones breves, claras y colaborativas. Inspiradas en el trabajo de Wes Kao, estas frases funcionan como checkpoints de claridad:
El Tangente: “Es un excelente punto, Carlos. Pero es un tema distinto. ¿Te parece si lo aparcamos para revisarlo después y volvemos al objetivo de hoy?”
El Silencio: “Quiero asegurar que cubramos la entrega. ¿Les parece si definimos responsables ahora mismo?”
El Detallista: “Interesante, Ana. Demos un paso atrás para ver el panorama completo antes de entrar en ese detalle.”
3. Haz que la inteligencia artificial lleve tu minuta
A nadie le gusta escribir la minuta. Por suerte, la inteligencia artificial ya nos quitó ese paquete.
Usa herramientas (Gemini, Copilot, Otter) y dales una instrucción explícita al final: “Copilot, haz una lista de los 3 acuerdos principales y quién es el responsable de cada uno”. Esto convierte la conversación en una lista de acuerdos listos para usarse.
De ambigüedad a resultados
Tu misión para mañana
Audita tu calendario: Abre tu agenda de la próxima semana.
Aplica el filtro: Mira tus próximas 3 reuniones. ¿Tienen un objetivo de decisión claro?
La prueba del título: Renombra al menos una reunión. Cambia “Seguimiento de Ventas” por “Decisión: Estrategia de cierre para Cuentas Clave”.
La eliminación: Si encuentras una reunión que es 100% informativa (“Actualización”), cancélala. Envía un memo en su lugar y regálale a tu equipo una hora de vida.
Las reuniones son una de las herramientas de comunicación más poderosas que tiene una organización para avanzar rápido, siempre y cuando se usen con intención.
Imagina cuánta frustración te podrías ahorrar, si pudieras transformar las juntas de todos los equipos de tu empresa.
¿Qué vemos hacia el futuro? Mientras las organizaciones sigan enfrentando más y más cambios frente a la tecnología, la manera de salir adelante es ser súper flexibles y estar listos para dirigir reuniones que sí sirvan.
Astrolab aspira a que, al fomentar una cultura de reuniones efectivas, las organizaciones permitan a sus equipos mejorar la colaboración y la comunicación. Estas habilidades y actitudes se trasladarán directamente a su trabajo diario.
Si crees que necesitas ayuda para revisar este eje del sistema operativo de tu organización, contáctame. Con gusto te ayudo a hacer un diagnóstico rápido para ver si el problema está en este punto.
¡Tu equipo te lo agradecerá!
