La mayoría de los profesionales, empleados, empresarios, activistas y personas que desempeñan una actividad, desea tener “control” sobre su trabajo, en específico sobre las cosas que se tienen que hacer y el “cómo” se tienen que llevar a cabo.
Podemos tener un debate sobre la eficiencia de las empresas jerárquicas, donde unos cuantos definen el rumbo de la organización en contraste con las empresas más planas, en donde el poder y la autoridad se distribuyen. No obstante, en todas las estructuras, parte de la motivación de una persona tiene que ver con la autonomía (y con la maestría y propósito del trabajo realizado según Daniel Pink) que se le otorga para definir cómo lograr los objetivos planteados.
Teniendo en cuenta que la autonomía de las personas es fundamental, ¿cómo facilitar esta necesidad sin sacrificar los objetivos de negocio? Para muchos líderes puede parecer que son cosas opuestas, lo que los lleva a decantarse por una u otra opción.
En este artículo quiero compartir contigo 3 acciones específicas que puedes llevar a cabo para construir acuerdos en tus equipos de trabajo, respetando la autonomía de las personas y apuntando a los objetivos de negocio.
1. Define los criterios, límites y objetivos de negocio: En mis conversaciones con clientes, equipos y colegas, suelo recurrir a una analogía un tanto básica pero que ilustra perfectamente la necesidad de contar con reglas claras. En cualquier deporte de equipo, existe una cancha en la cual se desarrolla toda la actividad de competencia. Esta cancha está definida principalmente por un perímetro el cuál al ser rebasado por la pelota, detiene el juego y define que equipo tiene derecho a continuar. En los negocios se complica un poco el asunto porque la “cancha” llega a ser dinámica, es decir, los límites cambian constantemente. Sin embargo, esto no es un obstáculo para definir los límites. Para que las personas puedan jugar, necesitan entender en dónde juegan. Para que los profesionales, empleados, empresarios y activistas puedan definir cómo lograr un objetivo, necesitan entender qué restricciones existen y usar su creatividad para competir de la manera que consideren.
En resumen, contar con claridad de qué criterios se usarán para evaluar un resultado, conocer los límites que aplican a la toma de decisiones de una persona y comprender los objetivos de negocio que se me han asignado como parte de un equipo, es la piedra angular para garantizar autonomía en las personas y por ende, construir acuerdos.
2. Construye acuerdos flexibles: Debido a la alta volatilidad del entorno en el que vivimos, los acuerdos pueden caducar, es decir ser obsoletos de un día para otro. En contadas ocasiones, cuando pregunto a clientes y colegas sobre una tarea que ya no hace sentido, su respuesta es más o menos así: “No puedo cambiar la tarea, porque a eso me comprometí y si no lo entrego o lo cambio, me van a cuestionar”. Si bien su sentido de responsabilidad está intacto, su capacidad para adaptarse está mermada y se pierde tiempo valioso. La respuesta es revisar los avances y resultados de los acuerdos de forma periódica y evaluar su relevancia a la luz del contexto actual. Si un acuerdo ya no hace sentido o en el camino se descubrió una mejor forma de lograr el resultado, es válido y debes hacer explícito el mensaje a tu equipo para que puedan levantar la mano cuando algo ya no haga sentido y debe ser modificado. Claro que cambiar por cambiar las cosas no es deseable, tu equipo debe justificar el porqué del cambio y si sus argumentos son sólidos, entonces proceder con el cambio. La diferencia radica en que des oportunidad y margen de maniobra a las personas.
Hace unos meses escribí un artículo que podría complementar esto, donde hablo sobre el poder de las conversaciones estructuradas.
3. Sé realista con la cantidad de acuerdos semanales y lleva un registro: Una de las herramientas más versátiles, potentes y sencillas de usar es un tablero KANBAN. Esta herramienta derivada de la filosofía japonesa de manufactura esbelta, permite tener claridad en pocos segundos sobre la cantidad de acuerdos que un equipo tiene a su cargo. Basta con escoger una pared, física o virtual, para definir 4 columnas: 1) Acuerdos por hacer, 2) Acuerdos en proceso, 3) Acuerdos en revisión y 4) Acuerdos terminados. En los acuerdos por hacer se registran todas las cosas que se tengan que llevar a cabo pero que no son urgentes aún. En los acuerdos en proceso, registras aquellas cosas que se están llevando a cabo. Esta es la columna más importante de la herramienta, pues observarás si el equipo tiene pocas o muchas cosas en su “plato”. Asegúrate de que el equipo tiene una cantidad de tareas que exija sin llegar a abrumar. Normalmente una persona puede desempeñar entre 1 a 3 actividades importantes a la semana. En la columna 3, pondrás los acuerdos que estén en revisión y dependiendo de la misma, moverás los acuerdos a la columna 4 si se llegó al objetivo o regresas la tarea a la columna 2 para retrabajarla.
En conclusión: Las personas necesitamos autonomía para definir nuestro trabajo. Si bien los objetivos no son negociables, los “cómos” si que lo son.
- Para maximizar la autonomía de las personas, primero define la cancha (reglas, limitaciones y criterios), de esta forma las personas se podrán mover sin temor.
- En segundo lugar, procura dar flexibilidad a las personas para cambiar o modificar acuerdos, asegurando que sus argumentos sean sólidos y razonables.
- Finalmente da seguimiento a los acuerdos para determinar si estás exigiendo a tu equipo de forma sana, para aumentar su productividad y eficacia.
Si a ti y a tu equipo les interesa profundizar sobre este tema, trabajo en equipo, colaboración y equipos responsivos o ágiles, no dudes en contactarme en la siguiente dirección: emilio@astrolab.mx
