La semana pasada estuve en una conferencia que dio el CEO de una empresa de entretenimiento. El título de la conferencia era bueno -algo sobre liderazgo-, las historias mejores, pero como a la mitad del discurso me perdí y luego me distraje porque no detecté estructura. No fui el único.
En concreto, me llamó la atención que inició sin dejar claro a dónde quería llegar. El conferencista empezó a hablar de un tema y lo agotó como al 40% de su exposición. Después tomó otra línea de argumentación y aún otra más. Luego dijo por último, y eso agudizó mi atención porque -pensé- el orador va a cerrar con un resumen de su plática.
Pero no sólo no terminó sino que diez minutos después volvió a decir por último, y a los cinco minutos lo repitió.
La capacidad de atención promedio del ser humano ha ido disminuyendo según un estudio de 54 páginas que realizó Microsoft hace unos meses. La atención es un recurso finito y más nos vale ser interesantes rápidamente a la hora de hablar o perderemos oportunidades importantes de mover e influenciar a otros.
¿Por qué es importante mover e influenciar? Porque si no lo haces difícilmente serás relevante como líder de negocios.
Trabajar en la estructura de nuestros mensajes es esencial para captar la atención frágil de nuestras audiencias. Nuestros oyentes NECESITAN de una estructura para mantener su mirada en ti y no en las actualizaciones de su teléfono porque el ser humano siempre está buscando el propósito y las razones detrás de algo. Si no lo encuentra o no lo tiene a la vista entonces se distrae.
-Es que a mí no se me da ser estructurado.
Ann Handley escribe en Everybody Writes: Your go-to Guide to Creating Ridiculously Good Content que escribir -y en general comunicarte- es más parecido a practicar matemáticas de lo que parece. Sí, siempre habrá espacio para la creatividad y para el estilo, pero una buena estructura resuelve muchísimos de los problemas de comunicación, y mejora esencialmente tus probabilidades de ser claro e inspirador.
El primer taller iNSPiRA que dimos en agosto del 2012 tenía por objetivo compartir herramientas de storytelling. Con el paso del tiempo aprendimos que los asistentes podían convertirse en storytellers que inspiraran, pero eso no quería decir que se habían convertido en buenos comunicadores. Para ser efectivo -descubrimos con la retroalimentación de los talleres y con otros de nuestros proyectos de consultoría- había que hablar sobre la estructura de un mensaje y luego sobre el papel que tenían las historias en esa estructura. Por eso nos pusimos a estudiar el tema con el objeto de incorporarlo a iNSPiRA.
Ahora, estructurar un mensaje es difícil. Dice Adam Frankel, uno de los asesores del presidente Obama para crear discursos, que
-Usualmente es más difícil encontrar la estructura adecuada para un discursos -el orden de los puntos a comunicar- que las mismas palabras.
Para simplificar este proceso creamos VE -después de meses de trabajo interno-, una herramienta intuitiva para estructurar mensajes orales de 5 a 20 minutos de duración, y comenzamos a compartirla en los programas Inspira: Storytelling de Negocios.
La semana pasada dimos esta nueva versión de Inspira a un grupo de directores de una empresa de bienes de consumo en Polanco. Para Diego y para mí -los expositores- fue sorprendente lo agradecido que terminó el equipo con nosotros. En concreto, varios nos dijeron que la herramienta VE -les parecía demasiado útil y relevante.
En un post es imposible explicar VE, pero quiero compartir cinco recomendaciones sobre cómo estructurar mejor tus mensajes orales que resumen los procesos que recomendamos realizar con la herramienta:
1. Define exactamente quién es tu audiencia. Necesitas de los demás para alcanzar tus metas. ¿De quién depende que tu mensaje tenga éxito? ¿quién tiene que decir que sí? ¿qué saben de tu tema? ¿qué tan cansados o distraídos estarán cuando hables con ellos?
2. Pídeles algo. Asegúrate de tener claro qué quieres lograr de ellos. ¿Quieres que sepan algo? ¿quieres que sientan algo? ¿quieres que hagan algo? ¿qué es eso algo? ¿puedes ser más concreto? Si les vas a pedir algo, asegúrate de que sea una acción concreta. Ejemplos:
- Lleguen temprano.
- Manden mail a sus equipos de X iniciativa.
- Vayan al evento Y.
- Destinen recursos al proyecto Z.
3. Elige 3 ideas. Haz una lluvia de ideas, filtra las que no sean relevantes y agrúpalas en 3 temas. ¿Por qué sólo 3? En febrero del 2012 me senté con Ulrich Sander, ex director de comunicación del ITESM y asesor en comunicación del fallecido Ing. Lorenzo Zambrano y le conté sobre Astrolab. Una de sus recomendaciones fue la de simplificar los contenidos de comunicación:
-¿Quieres comunicar algo? Nunca comuniques más de 3 ideas en un sólo mensaje. 5 son muchas.
4. Dales vida a tus ideas. Dice John Kotter que la mejor forma de influenciar a alguien es llegándole al corazón y a la cabeza -en ese orden-. ¿Cómo vas a hacerle para que tus ideas hagan sentir y hagan ver?
5. Enmarca tus ideas. Abre dando claridad sobre tu exposición y cierra pidiendo algo y hablando del porqué les pides lo que les pides.
Por último, si vas a decir por último, asegúrate de estar MUY cerca de concluir.
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