Cómo mejorar tus juntas para que de verdad sean efectivas

Escrito por Elena Higuera Sámano, Esteban Muñoz Fernández y María Torres Dimas

Editado por Óscar Ramírez

Cuando se trata de cambiar cómo interactuamos, es increíble el poder que tiene escuchar a la operación de una compañía.

Es decir, involucrar a las personas que se encargan de dar la cara ante el cliente, o de operar la maquinaria en una empresa del sector industrial.

Somos un equipo de recién graduados y nos invitaron a compartir nuestro proyecto final, pues se relaciona con el tema del mes del blog de Astrolab: lograr cosas grandes, desde tu trinchera, sin necesidad de invertir grandes cantidades de presupuesto.

Llegamos a la empresa con el fin de hacer una intervención. La solicitud era generar una estructura de juntas eficientes para que la información fluyera entre el equipo gerencial y la operación.

Desde que nos involucramos con las personas en la planta y observamos sus reuniones, detectamos el problema: la información no cascadeaba de manera óptima.

Por lo tanto, el propósito de estos encuentros no se estaba cumpliendo, y como consecuencia todos percibían esas juntas como una pérdida de tiempo.

La organización tiene pocas reuniones, pero se ejecutan mal. El resultado es que las personas tienen tiempo suficiente para realizar tareas individuales, pero la productividad grupal y la colaboración se aprecian débiles porque cada junta es ineficiente.

Para mejorar la situación, recurrimos a herramientas de Design Thinking para que las respuestas vinieran directamente de la operación, y no de interpretaciones del equipo de consultoría.

El proceso

Dividimos el proyecto en tres fases: entender, co-crear y experimentar.

En la primera, se utilizaron entrevistas, observación moderada y recorridos guiados.
En la segunda, se llevaron a cabo tres sesiones de co-creación, en donde usamos mapas de empatía, mapas de viaje y storytelling de negocios.

Con ello buscamos que en voz de los empleados se encontraran insights para desarrollar las propuestas adecuadas y así combatir la problemática para cumplir con el objetivo general del proyecto.

A través de la información recuperada de estas sesiones, se encontró que los mandos medios tenían áreas de oportunidad para el desarrollo de la junta.

Éstas incluían aspectos de comunicación verbal y no verbal, control del tiempo, evitar desviaciones y uso efectivo de PowerPoint.

También descubrimos que las juntas son vistas por los operarios como un espacio para compartir sus quejas y expresar sus opiniones, lo cual resultaba en una barrera para el flujo de la información determinada para la reunión.

Además, el tiempo de la junta era un factor importante, porque éstas no iniciaban puntuales por retardo de los asistentes. Esto provocaba que finalizaran después de la hora acordada, además de alargarse por cuestiones no relevantes.

De igual forma, la motivación de los operarios no estaba en el nivel ideal, ya que había líderes de junta que no deseaban serlo porque lo veían como más trabajo sin beneficio.

En la tercera etapa se llevó a cabo un taller con el equipo gerencial para trabajar sus áreas de oportunidad como expositores.

Ahí se utilizó la herramienta de medir y evaluar, la cual propuso llevar a cabo una prueba piloto de lo aprendido en el taller para que, mediante el resultado, se pudiera aprender y mejorar.

Al final creamos una encuesta de salida como medición cuantitativa de las juntas, la cual constó de preguntas cerradas y en escala de Likert (de acuerdo/desacuerdo).

Ellos la utilizarían al final de sus juntas para tener un panorama de si la reunión fue eficiente o no.

Iniciativas ganadoras

Los resultados de este proceso fueron propuestas finales, estudiadas y mejoradas con el cliente, que resumimos a continuación:

1. Sonar un timbre cinco minutos antes en la planta para que los líderes operarios lleguen a tiempo.
2. Utilizar un reloj cronómetro durante la reunión.
3. Presentar agenda al iniciar.
4. Una bitácora para flujo de información.
5. Alargar la sesión 10 minutos.
6. Capacitar al equipo gerencial con herramientas para dar una junta eficiente.

De seguir estos sencillos consejos, se podría generar conciencia, crear pequeñas victorias y detectar con facilidad reuniones productivas e improductivas.

Aunque ninguno de estos puntos sonó disruptivo, la empresa valoró mucho las soluciones aterrizadas y fáciles de aplicar. La mejor parte fue que todas las propuestas vinieron de los propios colaboradores.

Como un extra, el equipo de análisis diseñamos una libreta de mano que fue entregada a todos los gerentes que dirigen juntas. Fue un regalo para dar cierre al proyecto e iniciar el cambio.

Cuando los gerentes abrieron la libreta, se llevaron la sorpresa de que estaba estructurada para facilitar la creación de una agenda por sesión e incluía una bitácora también por evento.

También tenía herramientas como calendarios, listas de asistentes y hasta cupones desprendibles de sugerencias.

¿Crees que algunas de estas iniciativas funcionarían en tu organización? ¿Cuáles?
¿Qué otras soluciones has aplicado o aplicarías para hacer tus reuniones más efectivas?

Te compartimos esta Tedx Talk de Elvira Toba donde puedes tomar otros tips para mejorar tus juntas: