Adoptar el hábito de la retroalimentación (Parte II)

Por: Óscar Ramírez y Mariana Alatorre

¿Cómo estructurar la retroalimentación? 

Uno de los factores que nos detienen a realizar una retroalimentación es el temor de empeorar las cosas. Y, de hecho, según los autores del libro “Crucial Conversations” (2012), normalmente las manejamos mal. Nos comportamos de la peor manera en los momentos más críticos. Podemos retraernos o enojarnos y decir cosas de las que luego nos arrepentiremos. 

A. ¿Cómo podemos hacer un mejor trabajo para estructurarnos?

 

Te quiero presentar una estructura sencilla que considero será muy útil para dar retroalimentación (consta de 4 “pasos”): Hecho, Interpretación, Consecuencias, Expectativas o llamado a la acción.

 

Un ejemplo de cómo funciona esta estructura sería:

 

Durante el proyecto fuiste un elemento clave del equipo, pues te aseguraste de ser firme con las fechas y entregables necesarios para respetar los tiempos de todos y que el proyecto saliera de la mejor forma.

 

Esto me demostró que eres una persona que se anticipa a escenarios y toma decisiones que te permiten asegurar el resultado en tiempo y forma.

 

Tu disciplina y asertividad resultó en que, aunque hubiera retrasos y contratiempos fuera de nuestras manos, la pelota nunca estuviera de nuestro lado, fuéramos uno o dos pasos adelante en todo momento, y se redujera el riesgo de quedar mal con el cliente. Al final, todo salió de la mejor forma y el cliente quedó satisfecho con el proyecto.

 

Me encantaría aplaudirte esta actitud e invitarte a que lo practiques en todos los proyectos que te toquen, pues es muy valioso para mantener el ritmo de trabajo del equipo y garantizar buenos resultados.

¿Te viene a la mente alguna oportunidad de retroalimentación para con algún compañero(a)?

 

Va otro tipo de retroalimentación, ahora de un área de oportunidad.

 

Casi al final del proyecto, dejaste de conectarte a las reuniones diarias, pues estabas concentrado en la operación.

 

Esto me hizo pensar que no estabas conectado con el equipo, o que le diste más prioridad a la tarea.

 

La consecuencia de esto es que no teníamos novedades de tu trabajo de forma comunitaria, y no todos tenían visibilidad de lo que estaba pasando. Esto detuvo la toma de decisiones y nos retrasamos con la entrega final.

 

Te agradecería mucho si, cuando tengas que ausentarte en una reunión, nos avises con anticipación y nos compartas tus avances y updates, y si es posible pases unos minutos a saludar o hacer presencia con el equipo.

Adoptar el hábito de la retroalimentación

¿Cómo generar una cultura de retroalimentación?

Con el punto anterior intenté mostrar lo fácil que debería ser dar y recibir retroalimentación. Pero aún nos faltan algunas piezas para generar un efecto de bola de nieve y lograr que este hábito se convierta en un elemento cultural.

 

Ahora, un aspecto crucial:

 

Te voy a contar un caso real en un equipo que buscaba su desarrollo y que vio en la retroalimentación el elemento que haría la diferencia. Me tocó participar como consultor este mismo año con un equipo que había intentado dar retroalimentación de forma habitual y simplemente no lo lograba.

 

Diseño participativo

 

Lo primero que hicimos fue reunir a algunos miembros del equipo (alrededor de 8 voluntarios) en un ejercicio de diseño participativo, en donde la intención era detectar ¿cuáles eran las principales barreras que impedían que dieran retroalimentación?

 

Allí salieron un montón de respuestas: desde no tengo tiempo, no tengo recordatorios, no sé cómo, no tengo las herramientas, no tenemos un sistema, no me gusta, existe cierto temor. Una vez que salieron todas las razones, jerarquizamos en grupos con diferentes temáticas y votamos por cuáles eran las más relevantes. 

 

Reto de comportamiento

 

La más votada se convirtió en un reto: ¿Cómo podríamos facilitar que todos en el área comercial tengan una primera retroalimentación en un entorno seguro?

 

El equipo de la organización, acompañado por los consultores de Astrolab, diseñó alternativas de proyecto que pudieran generar el mayor impacto con el menor esfuerzo.

 

El primer experimento fue definir un demo a nivel área comercial, en donde todos fueron asignados a una persona con la cual tendrían que hacer el ejercicio de dar y recibir retroalimentación. 

 

Se escribieron una serie de reglas y recomendaciones, se estableció una estructura (enseñar estructura) y luego se aterrizó una semana como marco de referencia para implementar.

 

Lanzamiento y primer piloto

 

En la reunión del área comercial, en donde todos estaban conectados, el equipo de trabajo pidió unos minutos para hacer la narrativa del lanzamiento. Ahí contaron la historia del por qué esta iniciativa era relevante e hicieron muy vívida la foto de éxito. 

 

Los miembros del equipo se convirtieron en embajadores de la iniciativa y se voluntariaron a ayudar a quienes tuvieran dudas. El primer piloto fue increíble. El 100% de los participantes completaron el reto en la semana correspondiente. Todos habían tenido su primera experiencia de retroalimentación.

 

Cómo lo convertimos en un hábito

 

La siguiente fase natural era, ¿cómo hacemos que esto suceda de forma periódica y se convierta en un hábito?

 

El equipo se propuso llevar este sistema a la herramienta de gestión de proyectos que manejaba el área. Era un tipo task planner, en donde sería muy fácil generar recordatorios, subir la estructura y otros documentos como las reglas y recomendaciones y hasta llevar un conteo de la retroalimentación dada y recibida para un concurso mensual.

 

Las primeras semanas la inercia del lanzamiento aún se veía pero, al segundo mes, la cantidad de retroalimentación ya había bajado. Los embajadores entraron en acción y se convirtieron en influencers de este cambio.

 

Una cultura de retroalimentación

 

Para cerrar. Hacer esta clase de ejercicios de manera periódica, implementando una cultura para la retroalimentación nos puede ayudar a:

 

  • Lograr una comunicación constante y fluida entre los líderes y equipos, ya que alinea a la organización al conversar sobre objetivos y metas 
  • Evitar que se acumulen inconformidades y trabajar en puntos de insatisfacción
  • Fortalecer la motivación del equipo o del colaborador al reconocer el buen desempeño
  • Formar interacciones más significativas entre personas y equipos de trabajo

 

Cierro con una frase de Adam Grant

 

Cuando otros te piden tu retroalimentación, es una señal de respeto. Significa que valoran tu conocimiento, habilidades o gusto. Cuando no dudan en darte su retroalimentación, es una señal de confianza. Tienen fe en que lo tomarás como una oportunidad para crecer, no como una amenaza para tu ego.

 

Sobre el autor

Óscar Ramírez

Cofundador & CMO

Óscar cree que estamos hechos para crear y que el futuro del trabajo exige re-aprender a planear, colaborar y liderar a otros. 🙌

Sobre la autora

Mariana Alatorre

Consultora


Fecha:
15 de septiembre de 2022

Categoría:
Learning


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