Cuando eres líder de un grupo de personas tienes la responsabilidad de tomar decisiones que contribuyan a la visión de la empresa y de alinear a tu equipo para ejecutarlas.
Con tanta información y con tanto dinamismo, ¿cómo es posible tener toda la información para tomar las mejores decisiones a la velocidad que se requiere?
Hace un par de años tuve la oportunidad de platicar con Ricky López, quien fue CEO de Mars Wrigley Caribe y me decía que una de las cualidades más importantes de un líder no es ser el experto en todas las áreas (para tomar decisiones), sino ser lo suficientemente humilde para reconocer sus carencias y saber escuchar a quienes tienen el conocimiento necesario para (con su ayuda) tomarlas.
En este artículo quiero contarte cómo facilitar un “Lighting Decision Jam” (LDJ), una metodología ágil y sencilla que utilizamos en Astrolab para acercar a los expertos a los problemas y acelerar la toma de decisiones, al mismo tiempo que nos alineamos como equipo.
INSTRUCCIONES
Para poder llevar a cabo la sesión, asegúrate de:
- Separar un máximo de 2 horas
- Tener un grupo no mayor a 10 personas
- Asignar un facilitador
- Contar con material como: post-its, sharpies y stickers de puntos, estrellas o lo que gusten para identificar los votos (suficientes para todos).
Paso 1. Entender
Comiencen por dedicar entre 10 y 15 minutos al entendimiento del tema en general. Por ejemplo, si quieres que tu equipo sea más “customer centric”, primero deben conversar sobre lo que esto significa para la empresa, sobre lo que es y lo que no es. De esta manera aseguras que todos en el grupo parta de un mismo punto y sobre todo que haya claridad en la visión.
Paso 2. Definir barreras u obstáculos
Teniendo claridad sobre el tema, el siguiente paso es que todos, de forma individual y en silencio, apunten en post-its todas las barreras u obstáculos que suceden en el día a día, y están siendo un impedimento o van en contra de la visión. Continuando con el ejemplo anterior, aquí cada quien escribe las razones por las que no somos o se nos dificulta ser un equipo “customer centric”.
Paso 3. Presentar las barreras u obstáculos
Ahora cada uno de los integrantes pasará “al frente” y explicará rápidamente a todos en el grupo, cada uno de los post-its mientras los pega en una pared, ventana o pizarrón grande. Éste NO es un momento para discutir o debatir ninguna de las ideas, se trata más bien de exponer lo que cada quien ve o tiene en su cabeza sin ser juzgado.
Paso 4. Primera decisión: ¿en qué nos vamos a enfocar?
En este momento, el facilitador le da a cada participante 2 puntos de votación, para que cada quien decida, sin discusión, qué problemas considera que valen más la pena resolver.
Es importante aclarar al grupo lo siguiente:
– Puedes votar por tu propio post-it
– Puedes poner tus dos votos en el mismo post-it
– De preferencia votar hasta que todos hayan tomado una decisión, esto con la finalidad de no sesgar las votaciones de los demás.
Una vez hecha la votación, el facilitador organiza los post-its en orden de prioridad.
Paso 5. Convertir las áreas de enfoque en desafíos: ¿cómo podríamos…?
El facilitador pide al grupo que transformen las áreas de enfoque más votadas, en retos con el formato ¿cómo podríamos?, esto con la finalidad de ampliar la variedad de posibles soluciones.
Por ejemplo, si uno de los post-its más votados dice: “No tenemos touchpoints con los clientes que nos den claridad de cómo vamos, así no podemos ser customer centric”. Al reformular, podemos hacer de éste, un tema accionable. Y quedaría de la siguiente manera: ¿Cómo podríamos asegurar tener al menos un punto de encuentro con nuestros clientes para escuchar su retroalimentación?
Paso 6. Producir soluciones y presentarlas
Ahora, al igual que en el paso 2, cada miembro del equipo debe escribir de forma individual y en silencio las formas de abordar o resolver el desafío (tantas como les sea posible).
Una vez que se tengan las soluciones, cada uno las leerá al resto del equipo y las pegará al frente. Es importante aclarar que no se busca que “presenten o defiendan” su propuesta, solo queremos que la lean.
Paso 7. Segunda decisión: ¿Cómo lo vamos a resolver?
Similar al paso 4, el facilitador ahora le da a cada miembro del equipo seis puntos para votar sobre las soluciones que creen que tienen mayor probabilidad de resolver el desafío.
Al igual que hicimos con los problemas, el facilitador ahora debe priorizar las soluciones.
Por último, es importante saber cuánto esfuerzo se requiere para ejecutar las soluciones, por lo que aquí la idea es “mapear” los post-its en una escala simple de esfuerzo/impacto para determinar qué soluciones se podrían probar lo antes posible.
*En este caso “esfuerzo” es qué tan difícil pensamos (como equipo) que sería la implementación e “impacto” es el grado en el que pensamos que resolvería nuestro problema.
Ahora ya tienen una visión clara de qué soluciones de alto impacto podrían ejecutarse y probarse más rápidamente, y qué soluciones de alto impacto requerirán más esfuerzo.
Paso 8. Pasar de decisiones a tareas accionables
El facilitador ahora toma las soluciones de alto impacto y poco esfuerzo de la escala E/I y le pide al equipo que defina tareas accionables para probar la solución en un período preferentemente de entre 2 y 4 semanas.
¡Y listo! En menos de 2 horas tomaste una decisión con tu equipo y deberías de ver los resultados de ésta en tan poco tiempo como 2 semanas.
