Adoptar el hábito de la retroalimentación (Parte I)

Por: Óscar Ramírez

El hábito personal de la retroalimentación

Piensa: ¿Por qué no damos retroalimentación?, ¿Cuándo fue la última vez que alguno de ustedes recibió o dió retroalimentación?, ¿Cómo les fue?

El jueves pasado, durante una conferencia, lancé esta pregunta. La audiencia respondió con tres razones principales:

1) No tenemos el hábito de darla (no hay cultura, recordatorios o disparadores para hacerlo en el día a día)

2) No sabemos cómo hacerlo o no tenemos las herramientas adecuadas

3) No estamos motivados o tememos que pueda ser contraproducente

Hoy quiero compartirte una manera en la que la retroalimentación que das y que recibes pueda ser más sencilla y hacer la diferencia. Y esto lo vas a lograr si focalizas la retroalimentación que das reduciendo el cambio esperado.

Tan pequeño como una semilla

Piensa en cuando siembras un árbol, ¿por dónde se empieza?, plantando una semilla. El gran insight para reducir (lo tortuoso del) cambio es así. Toma un comportamiento -tuyo o de alguien más- y llévalo a su mínima expresión; luego encuentra en dónde plantarlo: dónde encaja naturalmente -en tu vida o en la vida de otros-; y por último nútrelo para su crecimiento.

BJFogg, científico del comportamiento, con profunda experiencia en innovación, enseñanza y autor de Tiny Habits, pone un ejemplo del día a día que es muy revelador. Su pareja le dió retroalimentación: “Me gustaría que limpiaras la regadera al salir de bañarte. Como no lo haces se queda muy húmedo y se ha empezado a llenar de hongos.” 

Pasó el tiempo y él seguía sin hacerlo, le costaba demasiado trabajo y no sabía por qué. Hasta que un día de frustración, su pareja le explicó cómo esperaba que lo hiciera. Mira, tomas la toalla con la que te bañaste y haces esto en los cristales y en el suelo para que no quede mojado todo el día. 

Eso lo cambió todo para él y en un momento vamos a entender por qué la segunda retroalimentación fue mejor que la primera.

La esencia de este método para dar retroalimentación es que pensar en pequeño nos da seguridad, es poco abrumador, es rápido y fácil de hacer, no depende de tu motivación o de tu fuerza de voluntad y, sobre todo, si es pequeño, lo puedes hacer ahora mismo. Lo puedes lograr en este momento, después de terminar de leer este artículo.

La anatomía de este modelo está basada en cómo adquirimos un nuevo comportamiento. Piensa en una rutina existente (como lavarte los dientes) o en un disparador que suceda en tu vida (como un momento del día). Después agrega el nuevo comportamiento que deseas implementar hecho muy simple (por ejemplo, en lugar de decir necesitas limpiar la regadera, piensa en usar tu toalla para limpiar aquí) y al final considera un pequeño festejo, (como decir: ¡lo he hecho muy bien!).

 

¿Cómo hacer más fácil la retroalimentación?

La mejor parte de este modelo que te voy a platicar hoy es que nos presenta un conjunto específico de pasos para detectar un rasgo común y lograr esa especificidad que hará la diferencia, como por ejemplo.

Quiero que lleves esta situación al trabajo. Piensa en tu día a día, y también piensa en tu equipo. Probablemente te ha tocado observar a alguien que quiere hacer las cosas diferentes y simplemente no las hace. 

Piensa en aquella persona que siempre llega tarde a las juntas –e insisto, esta persona puedes ser tú. 

La forma quizá natural de reaccionar a este problema es molestarse, hacer una llamada de atención en ese momento o lanzar miradas de desaprobación hacia la persona que llegó tarde. Si eres tú, puedes decir frases como: “no soy capaz de llegar temprano” o “esto me va a costar mi trabajo”. Incluso cuando sabes que estas cosas no ayudan a cambiar un comportamiento.

La retroalimentación con comentarios pasivo-agresivos como: “eres demasiado impuntual” o “siempre llegas tarde” no van a ayudar a que ese comportamiento cambie. 

Para esto, mejor te presento el modelo C=DHM* (Cambio es igual a disparadores, herramientas y habilidades y motivación)

Disparadores

Piensa en los disparadores que existen que están detonando ese comportamiento. Por ejemplo, en esa persona que llega tarde, antes de suponer, cuestiónate: ¿Le llegó el recordatorio de la cita? ¿Tiene activada la alarma con suficiente tiempo de anticipación? ¿Cómo está configurado su calendario?

Si encuentras que falla alguna de éstas, mira cómo la retroalimentación es muy sencilla. Sin drama, sin miradas difíciles, sólo es una cuestión de ayudar a otros –o a ti misma(o)- a cambiar los disparadores.

Hecho – “Veo que tu alarma no está activada…

Interpretación – “Eso está generando que llegues tarde a todas nuestras juntas…

Consecuencias – “Y a la larga podría hacer que te pierdas información relevante o decisiones que tendrían impacto en tu trabajo…

Expectativas – “¿Cómo ves si te ayudo a activarlas para que a la próxima inicies a tiempo?”

Herramientas y habilidades

Si no es una cuestión de disparadores, puedes cuestionar las herramientas y habilidades. Como por ejemplo, “no me han asignado computadora con acceso a Meet”  o “soy incapaz de llegar temprano porque tengo una junta que se retrasa justo antes de nuestra sesión semanal” o “me cuesta trasladarme hasta el sitio de la reunión en menos de 15 minutos por un problema de configuración de oficina”. 

Puede parecerte ridículo, pero en ocasiones basta con sentarse al lado de tu compañero o compañera y enseñarle a hacer las cosas que para ti son más sencillas. Y ¡listo! Retroalimentación dada, problema resuelto.

Hecho – “Veo que no tienes acceso a Meet…

Interpretación – “Eso está generando que no puedas acceder a las juntas desde la computadora del trabajo…

Consecuencias – “Es cuestión de que llames a esta extensión para resolver el tema de firewall…

Expectativas – “¿Me permites ayudarte con ese proceso?”

Motivación

Mira cómo la motivación es la última de las tres que vamos a revisar. Gran parte de las ocasiones en las que damos retroalimentación, asumimos que la otra persona no hace algo porque no quiere. Esta forma de ver las cosas puede ocasionar que hagas juicios sobre las otras personas y su fuerza de voluntad, y esto no sirve cuando tratamos de ayudar a que cambien de verdad. 

Piensa en aquella tarea que delegaste a tu compañero de trabajo. Tenías una reunión con un cliente y buscaste que esta persona avanzara con un benchmark. Pasó cierto tiempo y aún no tiene nada. Te molestas y le explicas lo mucho que urge esta tarea y lo relevante que es para el cierre del proyecto.  “Lo haré para mañana”, te responde. Pero llega mañana y el benchmark no está terminado. 

Para este momento, puedes mostrar tu enojo en la reunión de todo el equipo, hacer algún comentario de lo poco confiable que es y lo difícil que es encargarle algo e incluso amenazar de escalar la queja. Todas estas estrategias, le pegan a la motivación.

Ahora piensa en esta misma situación y que conoces este método. Antes de enojarte o de gritar, ponte en modo de científico: 

¿Te pusiste algún recordatorio en el “planner” para la tarea que te pedí? (disparadores)

“No, pensé que lo recordaría”. 

¿Qué te serviría mejor para recordarlo? (disparadores)

“Quizá debería traer mi agenda física a todas nuestras juntas”. 

¿Conoces cómo hacer un benchmark? (herramientas y habilidades)

“Lo investigué y me abrumé con todo lo que tenía que hacer”. 

¿Te parece si lo hacemos juntos en una primera ocasión? (motivación)

La próxima ocasión que le pidas un benchmark (o cualquier otro pedido) podría ser diferente. Aplica este sistema y libérate de culpas, de resentimientos y de suposiciones.

Mira cómo vemos que para facilitar un nuevo comportamiento, tenemos que observar estos tres elementos: disparadores, herramientas/habilidades y motivación. Cuando se dan las tres, es cuando vamos a lograr un comportamiento nuevo.

Espera la segunda parte de este artículo en unas semanas para conocer cómo puedes estructurar la retroalimentación y cómo lograr que un equipo adopte el hábito de dar y recibir retroalimentación. 

Búscame si deseas que tu equipo adopte este hábito u otros.

 

Sobre el autor

Óscar Ramírez

Cofundador & CMO

Óscar cree que estamos hechos para crear y que el futuro del trabajo exige re-aprender a planear, colaborar y liderar a otros. 🙌


Fecha:
16 de agosto de 2022


Deja tu comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *.

Subscribe
Notify of
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Más historias como ésta
Ver todas las historias